La gestion de la donnée est devenue un enjeu essentiel pour les entreprises et les organisations publiques de plus en plus digitalisées. Mais celles-ci sont confrontées à une nouvelle problématique : Comment bien gérer ces données collectées ? 

Il devient alors nécessaire de mettre en place une stratégie data globale au sein de l‘organisation afin d’optimiser au mieux la gestion des données et en faire une véritable valeur ajoutée. 

Qu’est-ce que d’une stratégie data ? 

À l’intérieur de chaque organisation, les services collectent des données quotidiennement  via divers canaux (digitaux ou physiques) et différents outils comme un site internet, un CRM, un logiciel de facturation ou un logiciel RH.

Afin d’exploiter au mieux l’ensemble de ces données, il est nécessaire de définir une stratégie data qui consiste à établir un processus au sein de l’entreprise pour s’assurer que ces données soient exploitables à tout moment, par les bons interlocuteurs grâce à un outil sécurisé. 

Cette stratégie consiste à déterminer les différentes étapes de la procédure de conversion des données brutes en produits finis : transformation, nettoyage, qualification, mise au format souhaité, stockage, sécurisation et gestion des accès.

L’objectif d’une stratégie data est d’améliorer l’accès aux données pour que chaque collaborateur puisse être plus efficace dans chacune de ces tâches et surtout en garantir une utilisation optimale.

Lors de la mise en place de cette stratégie data, il est important d’avoir une visibilité précise sur l’ensemble des données collectées à l’intérieur de l’entreprise. La première étape indispensable est de réaliser une cartographie des données de votre SI.

En quoi consiste la cartographie de données ? 

L’objectif de la cartographie est d’apporter à l’entreprise ou à l’organisation public une visibilité exhaustive sur les données contenues dans son système d’information grâce à une solution de visualisation. La cartographie va ainsi répertorier les données à la disposition de l’entreprise, puis identifier où elles sont stockées et enfin qui peut y accéder.

Cette cartographie va permettre de réaliser un recensement des informations suivantes :

  • les différents traitements de données personnelles;
  • les catégories de données personnelles traitées;
  • les objectifs poursuivis par (les) ces  opérations de traitements de données;
  • les acteurs (internes ou externes) qui les traitent (ces données) . Vous devrez notamment clairement identifier les prestataires sous-traitants afin d’actualiser les clauses de confidentialité; 
  • les flux, en indiquant l’origine et la destination desdites données, afin d’identifier (les) leurs éventuels transferts (de données) hors de l’Union européenne.

Grâce à ce recensement, il sera alors possible de créer un registre des traitements de données répondant aux questions suivantes : 

  • qui peut y accéder en interne ou en externe ?
  • où sont-elles stockées dans votre système d’information (Lieu où sont hébergées les données) ?
  • quelles sont les données personnelles (stockées) enregistrées dans votre SI?
  • combien de temps sont-elles conservées (ses données personnelles) ?
  • à quoi servent les données personnelles collectées dans votre SI ?
  • comment (ses données) sont-elles sécurisées ?

Pourquoi faut-il cartographier ces données ?

Depuis la mise en application de la RGPD en 2018, les entreprises doivent tenir une documentation interne complète sur leurs traitements de données personnelles et s’assurer qu’elles respectent bien les nouvelles obligations légales. La cartographie de données est une étape indispensable pour toutes les entreprises qui souhaitent être conforme à la réglementation européenne sur la gestion des données personnelles. 

L’objectif de la cartographie est d’harmoniser l’information disponible pour l’ensemble des collaborateurs afin de faciliter l’utilisation des données par la suite. Cette base de données permet ainsi une mise en commun de l’information et une amélioration permanente de leur gestion. La cartographie est alimentée en temps réel et va ainsi permettre un accès à l’information clair et intelligible pour tous les services de l’entreprise.